Marina Blogs

Just another Student.mb.ipb.ac.id Blogs weblog

JAWABAN UAT SIM NO 5

  • December 28, 2010 7:41 pm

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Permasalahan yang terjadi ketika melakukan pengalihan suatu sistem biasanya disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut.

  1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa  design  sistem yang dikembangkan kurang tajam.
  2. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
  3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai)..
  4. Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)      Hardware, software and services acquisition

b)      Software development  or modification

c)      End user training

d)      System documentation

e)      Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan  tidak terjadi, yaitu sebagai berikut :

  1. Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
  2. User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik
  3. Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re-engineering process;, agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.
  4. Conversion methode harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan. Sebagai contoh hindari proses palallel-run  yang terlalu lama, karena akan menyulitkan user, dan kalau dimungkinkan menerapkan secara langsung ‘phase-in  methode’  atau tanpa melalui proses paralalel ata ‘plunge methode’ , dengan catatan sistem test dan user acceptance test dilakukan secara ketat.

Didalam suatu sistem (khususnya sistem informasi) hal-hal yang perlu diperhatikan  untuk melaksanakan konversi sistem adalah sbb :

  • Infrastruktur  SI : Berupa satu set sistem hardware dan software.
  • Data : Merupakan kumpulan data-data yang ada baik berupa data histori (backup data) maupun data yang sedang digunakan. Biasanya data-data diorganisasikan menjadi data yang bersifat master , data yang bersifat transaksional dan data-data pendukung (seperti table-table nama bulan, nama perusahaan, dll).
  • People : Orang-orang yang terlibat didalam sistem tersebut, seperti pengguna, operator, sistem administrator, dll.
  • Prosedur : Merupakan tata cara kerja untuk mengatur orang-orang yang terlibat di sistem dalam menggunakan seluruh sumber daya sistem, sehingga dapat dicapai tujuan yang dikehendaki.
  • Features : Merupakan fasilitas-fasiltas yang diberikan oleh sistem kepada user, dapat berupa fasilitas dari operating system (backup facility, monitoring system statistic, dll) atau dari aplikasi (seperti didalam aplikasi perbankan fasilitas dapat menghitung pendapatan bunga, dapat melaksanakan pembatalan transaksi, dll).

Berikut ini adalah empat bentuk utama dari konversi sistem yaitu :

1)      Konversi langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

Kelebihannya adalah relative tidak mahal namun memiliki rsiko kegagalan yang tinggi. Pendekatan ini akan bermanfaat jika sistem tersebut tidak mengganti sistem yang lain, sistem lama sepenuhnya tidak bernilai, sistem yang baru bersifat lebih sederhana, dan rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

2)      Konversi parallel

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

Kelebihan sistem ini adalah memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Kelemahannya adalah besarnya biaya untuk duplikasi fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

3)      Konversi bertahap

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. Ia menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan sistem ini adalah kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu dapat diminimasi dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Adapun kelemahannya adalah keperluan biaya yang harus disediakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi karena tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4)      Konversi pilot

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Jika metode phase-in mensegmentasi sistem, maka metode pilot mensegmentasi organisasi.

Pendekatan ini sedikit lebih beresiko dibandingkan dengan metode langsung dan lebih murah dibandingkan dengan metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi jauh sebelum implementasi dilakukan. JIka sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini lebih cocok digunakan.

Daftar Pustaka

http://bacaanringan.wordpress.com/2008/06/10/strategi-konversi-sistem-informasi/

http://heavenly6-heavenly6.blogspot.com/2010/05/d-konversi-sistem-baru.html

http://www.scribd.com/doc/37939009/Konversi-Sistem-9

riyanti.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/…/Konversi+Sistem(9).pdf.

O’Brien, JA . Marakas, george. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Mc Graw Hill. Inc Boston

KOMENTAR BLOG

1)      http://heavenly6-heavenly6.blogspot.com/2010/05/d-konversi-sistem-baru.html

“saya lebih setuju menggunakan sistem konversi pilot karena sepertinya yang paling baik diantara sistem lain dan mensyaratkan adanya pengujian di tempat lain. Jika berhasil, maka sistem tersebut baru bisa diimplementasikan”

2)      http://bacaanringan.wordpress.com/2008/06/10/strategi-konversi-sistem-informasi/

” sistem konversi SI di perusahaan harus dilakukan dengan cermat. Perencanaan aktivitas implementasi harus dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas : a)      Hardware, software and services acquisition, b)      Software development  or modification, c)      End user training, d)      System documentation, dan e)      Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).”

JAWABAN UAT SIM NO 4

  • December 28, 2010 7:40 pm

Perusahaan akan mencari cara untuk dapat meningkatkan daya saingnya, mengurangi biaya yang timbul dan juga resiko pekerjaan. Sehingga perusahaan akan melakukan analisis internal untuk mengetahui pekerjaan apa yang dapat diserahkan ke pihak ketiga meskipun pengawasan dari perusahaan harus tetap ada. Dalam tataran global ini, sistem informasi yang baik sangat dibutuhkan perusahaan baik untuk mengetahui trend dan kondisi pasar, menjalankan operasional perusahaan lintas batas geografis maupun dalam mengambil keputusan strategis.

Teknologi informasi bukanlah bisnis inti dari perusahaan jasa seperti bank, rumah sakit, lembaga pendidikan, maupun industri seperti industri pangan, farmasi, house and personal care, dan lain sebaginya. Sehingga, outsourcing merupakan salah satu opsi yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen perusahaan untuk aplikasi sistem informasi perusahaan. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
    1. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
      1. Faktor waktu/kecepatan.
    2. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
      1. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Penelitian yang dilakukan oleh divisi riset PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri, terdapat lebih dari 50% perusahaan di Indonesia menggunakan jasa outsource, yaitu sebesar 73%. Sedangkan sebanyak 27%-nya tidak menggunakan jasa outsource dalam operasional di perusahaannya. Dari 73% perusahaan yang menggunakan jasa outsource diketahui 5 alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33.75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya, masing-masing sebesar 11.25%.

Berikut ini adalah pertimbangan yang dapat digunakan perusahaan untuk mengaplikasikan sistem outsourcing:

  1. Jika sistem informasi bagi perusahaan Anda bukan merupakan bisnis inti yang ternyata dapat menghabiskan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya jika diaplikasikan di internal perusahaan
  2. Jika perusahaan menginginkan aplikasi sistem informasi yang rendah biaya dan dapat cepat diaplikasikan sehingga meningkatkan value perusahaan bagi konsumen.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan out-sourcing adalah:

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcingout-sourcingtermasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan out-sourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

  1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing. Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcingadalah :

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

Daftar Pustaka

malangnet.wordpress.com

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://ferry1002.blog.binusian.org/

KOMENTAR BLOG

1)   http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

“Ya betul sekali postingan Anda di atas, saya setuju dengan kesimpulan yang anda buat. Namun, sepertinya,saat ini outsourcing menjadi kurang populer dibandingkan dengan in sourcing karena melalui insourcing, perusahaan dapat dengan lebih mudah melakukan pengontrolan terhadap proyek.”

2)      http://ferry1002.blog.binusian.org/

“Terima kasih pak ferry, saya ingin menambahkan kesimpulan saya mengenai outsourcing. Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan”

JAWABAN UAT SIM NO 3

  • December 28, 2010 7:40 pm

Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data.  Sistem Informasi dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan. Sedangkan software adalah program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi antara pengguna dan perangkat keras.

Pengembangan sistem informasi memerlukan keterilbatan komponen – komponen dari sistem informasi, yaitu:

  1. Sumber daya manusia
  2. Perangkat keras (Hardware)
  3. Perangkat lunak (Software)
  4. Jaringan komunikasi (Communication network)
  5. Prosedur dan kebijakan (Policy and Procedures)

Pengembangan perangkat lunak, merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi.  Oleh karena itu pengemgangan sistem perangkat lunak harus sejalan dengan pengembangan sistem informasi, yang mana haru merujuk pada Perencanaan Sistem Informasi.

Pengembangan Sistem Informasi dimulai dari tahap perencanaan, analisa, perancangan hingga implementasi. Pengembangan sistem software adalah pengembangan suatu produk software melalui suatu perencanaan dan proses yang terstruktur dan merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi. Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 2

Gambar 2. Pembangunan Sistem Informasi (O Brien, 2009)

Tahapan Pengembangan Sistem Informasi

A. Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem dilakukan pembentukan suatu sruktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. Proyek sistem kemudian dievaluasi dan dipisahkan menurut prioritasnya. Prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan. Sumber daya baru direncanakan pula untuk pengembangan sistem.

Selama fase perncanaan sistem akan dipertimbangkan (1) faktor kelayakan yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan dan (2) faktor strategis yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis untuk setiap proyek yang dihasilkan. kriteria-kriteria sebagai berikut :

JAWABAN UAT SIM NO 2

  • December 28, 2010 7:39 pm

Rosemary Cafasaro  dalam O’Brien (2005) menyatakan beberapa  faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain:

  1. a. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan keterlibatan end-user (pemakai akhir)

Pihak manajemen eksekutif kurang mendukung pengembangan sistem dan menyerahkan secara total pada divisi IT. Selain itu, pihak manajemen juga kurang termotivasi untuk mempelajari kebutuhan perusahaan yang akan dikembangkan dalam sistem informasi. Sehingga, level dibawahnya atau pihak pengguna akan sulit memahami keinginna dari pihak atasan dan sulit memahami fungsi yang ditawarkan oleh suatu sistem. Dobel komando bisa saja terjadi karena tidak adanya kesamaan persepsi. Tanpa manajemen yang tepat, perusahaan justru akan menanggung konsekuensi kerugian yaitu (1) biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran akibat adanya bongkar pasang sistem, (2) penyelesaian proyek melampaui waktu yang diperkirakan, (3) kinerja buruk, dan (4) gagal memperoleh manfaat yang seharusnya didapatkan.

  1. b. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak jelas dari perusahaan atau dengan kata lain tidak adanya perencanaan yang matang

Hal ini disebabkan tidak adanya IT Master Plan atau IT Strategic Planning dari perusahaan. Dalam beberapa kasus biasanya juga tidak terdapat posisi CIO (Chief Information Officer) atau CTO (Chief Technology Officer) dalam perusahaan. Sebaiknya perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang IT cukup menjadi follower saja dan menghindari inovasi dengan memaksakan diri menjadi leader dalam investasi IT. Karena jika tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, investasi yang nilainya sangat besar tersebut akan menjadi sia-sia. Perusahaan harus mengidentifikasi secara jelas kebutuhan apa saja yang harus dicover dengan sistem informasi dan manfaat apa yang akan diperoleh perusahaan. Perusahaan dari mulai manajemen puncak hingga pengguna akhir beserta penyedia jasa IT harus duduk bersama sebelum proyek pengembangan sistem informasi dimulai. Perlu diperhatikan bahwa mayoritas penyedia jasa IT hanya berfokus pada tools dan tidak memiliki kemampuan dan sensitivitas yang memadai dalam metodologi manajemen perusahaan dan tidak berorientasi bisnis. Kelemahan inilah yang menjadikan perusahaan harus mampu memberikan spesifikasi sistem sedetail mungkin sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

  1. c. Inkompetensi secara teknologi

Kurangnya kemampuan karyawan perusahaan dalam menerapkan SI membuat motivasi menjadi lemah untuk mengenal dan mempelajari sistem yang telah diterapkan dalam perusahan. Hal ini disebabkan mungik perusahaan tidak memiliki divisi IT atau CIO yang baik. Kesalahan perusahaan adalah menuntut karyawan untuk menguasai aplikasi sistem informasi di perusahaan dalam waktu singkat, sehingga karyawan mengerti kulit luarnya saja. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan untuk mengaplikasikan sistem informasi di perusahaan.

Solusi umum untuk mengurangi kemungkinan kegagalan proyek pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan cara-cara berikut ini:

  1. Posisi CIO atau CTO harus ada dalam perusahaan sehingga ada yang berbicara mewakili TI kepada CEO dan implementasi TI didukung penuh dari kalangan direksi.
  2. IT Master Plan atau IT Strategic Planning harus ada. Perencanaan ini dibuat oleh CIO atau CTO. Perencanaan ini merupakan perencanaan keseluruhan TI untuk perusahaan dan dibuat berdasarkan kacamata bisnis perusahaan.
  3. Profesional TI harus mempunyai pengetahuan dalam hal metodologi baik itu metodologi teknis maupun metodologi management seperti : IBM Rational Unified Process, Microsoft Solution Framework, Agile Development, Extreme Programming, UML, Design Pattern, Project Planning, Project Management, Requirement Management, Risk Management dan Change Management.
  4. Selain itu kerja profesional TI harus mengacu kepada prosedur suatu standar agar dapat dikendalikan dan diprediksi hasilnya. Standar yang diambil bisa merupakan standar internasional seperti CMM (Capability Maturity Model) atau ISO. Standard tentu saja tidak bisa diadaptasi penuh secara mutlak namun harus dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi perusahaan.
  5. Profesional TI haruslah mempunyai pengetahuan dalam domain bisnis perusahaan dan haruslah mampu melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan. Sebagai contoh Profesional TI mungkin harus diberi pelatihan mengenai Teori Kompetisi Michael Porter, perhitungan ROI (Return of Investment) dan Information Economics.

Daftar Pustaka

http://nugys.blogetery.com/2009/11/14/kegagalan-dalam-proyek-pengembangan-perangkat-lunak/

blog.uad.ac.id

http://dalvinsim.wordpress.com/2007/10/25/kegagalan-sistem-informasi-program-aplikasi-jelek/

http://kamissore.blogspot.com/2008/08/kegagalan-sistem-informasi-program.html

KOMENTAR BLOG

1)   http://nugys.blogetery.com/2009/11/14/kegagalan-dalam-proyek-pengembangan-perangkat-lunak/

“sayang sekali bahwa begitu banyak proyek IT yang gagal diterapkan, hal ini juga menjadi pengalaman pribadi bagi saya, bahwa proyek IT yang saya jalankan di suatu lembaga pemerintah tidak berfungsi optimal karena SDM di lembaga pemerintah tersebut tidak siap”

2)      http://kamissore.blogspot.com/2008/08/kegagalan-sistem-informasi-program.html

“program aplikasi yang baik saja belum tentu menghasilkan sistem yang berjalan sempurna, apalagi jika programnya saja sudah tidak baik, saya tunggu lanjutan posting anda mengenai solusinya yang lebih menyeluruh, tks”

JAWABAN UAT SIM NO 1

  • December 28, 2010 7:38 pm

Informasi adalah salah satu sumber daya utama yang dapat dipakai oleh manajer untuk mengelola perusahaan. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih kompleks dan kemampuan komputer berkembang. Strategi bisnis perusahaan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi dengan tujuan memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan. Sistem informasi perusahaan terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait.

Perusahaan akan mudah mengelola data intern maupun antar divisi (divisi keuangan, divisi produksi, divisi pemasaran, divisi SDM) melalui aplikasi sistem informasi yang dikembangkan khusus sesuai kebutuhan masing-masing divisi. Informasi yang berputar dan dimanfaatkan lintas divisi tersebut kemudian dapat digunakan sebagai data bagi manajer pengambil keputusan melalui sistem informasi eksekutif. Outputnya dan dijadikan acuan bagi pengembangan strategi perusahaan. Diagram hubungan sistem informasi di dalam suatu perusahaan dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini.

Gambar 1. Hubungan  Sistem Informasi Perusahaan

Strategi perusahaan yang berbasis sistem informasi perlu dibuat karena (1) sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas sehingga harus dimanfaatkan secara optimal, (2) untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para competitor memiliki sumber daya teknologi yang sama, (3) memastikan bahwa asset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya, (4) untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi atau kekurangan investasi, dan (5) untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat digunakan pula untuk melihat kecenderungan tren bisnis ke depan. Sebagai contoh dalam industri keuangan seperti bank, asuransi dan sekuritas. Terdapat kecenderungan di masa depan melalui aplikasi sistem informasi yang semakin canggih, ketiga entitas bisnis keuangan tersebut akan bergabung menjadi sebuah perusahaan keuangan multi fungsi dengan produk dan jasa pelayanan yang beragam. Sehingga, sistem informasi ini juga dapat digunakan untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis.

Tujuan lain dari dikembangkannya teknologi informasi adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa yang better, cheaper, dan faster dibandingkan dengan kompetitor. Perusahaan harus berani untuk menanamkan investasi pada sistem informasi yang tepat dalam kerangka peningkatan kinerja tersebut. Sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar. Diharapkan perusahaan akan tetap unggul dalam hal biaya, produk yang lebih baik dan lebih cepat sampai di tangan konsumen.

Sistem informasi dapat dikembangkan dalam kerangka pencapaian inovasi dalam bisnis. Contoh yang paling baik adalah pengembangan mesin ATM. Bank BCA dikenal luas sebagai bank yang pertama kali sukses menerapkan teknologi ATM. Pertumbuhan bank tersebut pun melaju pesat meninggalkan bank-bank swasta lain. Contoh lain adalah strategi perusahaan penerbangan besar yang menawarkan sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi kepada agen-agen perjalanan. Hal tersebut akan membangun switching costs ke dalam hubungan antara perusahaan dengan pemasok maupun konsumen. Agen perjalanan yang telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi perusahaan penerbangan besar tersebut tentu tidak akan menggunakan sistem reservasi perusahaan penerbangan lain. Perusahaan penerbangan besar tersebut memperoleh keuntungan karena menguasai agen-agen perjalanan sehingga tiketnya mudah didapatkan dan konsumen tentu akan memilih perusahaan yang membuat konsumen mudah dan nyaman.

Namun, pengembangan sistem informasi sendiri tidak bisa asal jadi. Tidak semua produk-produk teknologi informasi tergolong  baik. Perusahaan harus melakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan, perkembangan stabil, atau mulai ditinggalkan. Perusahaan juga harus jeli melihat teknologi informasi mana yang akan menjadi standar di masa datang, teknologi mana yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal.

Daftar Pustaka

http://mrzie3r.wordpress.com/2007/04/19/merancang-strategi-sistem-informasi

http://denyoklex.blogspot.com/2009/12/manfaat-sim-bagi-perusahaan.html

achsan.staff.gunadarma.ac.id

KOMENTAR BLOG

  1. http://mrzie3r.wordpress.com/2007/04/19/merancang-strategi-sistem-informasi

“betul sekali, terima kasih postingan-nya. Di era sekarang ini, suatu bisnis jika mau berkembang harus memiliki penguasaan SI yang baik pula karena dapat menentukan posisi perusahaan tersebut di dalam suatu kompetisi, apakah sebagai leader karena menguasai informasi dan sistem yang menunjang, apakah sebagai follower atau hanya sebagai penonton.”

  1. http://denyoklex.blogspot.com/2009/12/manfaat-sim-bagi-perusahaan.html

“terima kasih informasi mengenai strategi reservasi perusahaan penerbangan tersebut menjadi inspirasi bagi saya sebagai salah satu strategi perusahaan dalam cara penguasaan pasar melalui aplikasi SI”

JAWABAN UJIAN AKHIR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

  • December 28, 2010 7:37 pm
  1. 1. Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya?

Informasi adalah salah satu sumber daya utama yang dapat dipakai oleh manajer untuk mengelola perusahaan. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih kompleks dan kemampuan komputer berkembang. Strategi bisnis perusahaan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi dengan tujuan memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan. Sistem informasi perusahaan terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait.

Perusahaan akan mudah mengelola data intern maupun antar divisi (divisi keuangan, divisi produksi, divisi pemasaran, divisi SDM) melalui aplikasi sistem informasi yang dikembangkan khusus sesuai kebutuhan masing-masing divisi. Informasi yang berputar dan dimanfaatkan lintas divisi tersebut kemudian dapat digunakan sebagai data bagi manajer pengambil keputusan melalui sistem informasi eksekutif. Outputnya dan dijadikan acuan bagi pengembangan strategi perusahaan. Diagram hubungan sistem informasi di dalam suatu perusahaan dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini.

Gambar 1. Hubungan  Sistem Informasi Perusahaan

Strategi perusahaan yang berbasis sistem informasi perlu dibuat karena (1) sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas sehingga harus dimanfaatkan secara optimal, (2) untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para competitor memiliki sumber daya teknologi yang sama, (3) memastikan bahwa asset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya, (4) untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi atau kekurangan investasi, dan (5) untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat digunakan pula untuk melihat kecenderungan tren bisnis ke depan. Sebagai contoh dalam industri keuangan seperti bank, asuransi dan sekuritas. Terdapat kecenderungan di masa depan melalui aplikasi sistem informasi yang semakin canggih, ketiga entitas bisnis keuangan tersebut akan bergabung menjadi sebuah perusahaan keuangan multi fungsi dengan produk dan jasa pelayanan yang beragam. Sehingga, sistem informasi ini juga dapat digunakan untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis.

Tujuan lain dari dikembangkannya teknologi informasi adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa yang better, cheaper, dan faster dibandingkan dengan kompetitor. Perusahaan harus berani untuk menanamkan investasi pada sistem informasi yang tepat dalam kerangka peningkatan kinerja tersebut. Sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar. Diharapkan perusahaan akan tetap unggul dalam hal biaya, produk yang lebih baik dan lebih cepat sampai di tangan konsumen.

Sistem informasi dapat dikembangkan dalam kerangka pencapaian inovasi dalam bisnis. Contoh yang paling baik adalah pengembangan mesin ATM. Bank BCA dikenal luas sebagai bank yang pertama kali sukses menerapkan teknologi ATM. Pertumbuhan bank tersebut pun melaju pesat meninggalkan bank-bank swasta lain. Contoh lain adalah strategi perusahaan penerbangan besar yang menawarkan sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi kepada agen-agen perjalanan. Hal tersebut akan membangun switching costs ke dalam hubungan antara perusahaan dengan pemasok maupun konsumen. Agen perjalanan yang telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi perusahaan penerbangan besar tersebut tentu tidak akan menggunakan sistem reservasi perusahaan penerbangan lain. Perusahaan penerbangan besar tersebut memperoleh keuntungan karena menguasai agen-agen perjalanan sehingga tiketnya mudah didapatkan dan konsumen tentu akan memilih perusahaan yang membuat konsumen mudah dan nyaman.

Namun, pengembangan sistem informasi sendiri tidak bisa asal jadi. Tidak semua produk-produk teknologi informasi tergolong  baik. Perusahaan harus melakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan, perkembangan stabil, atau mulai ditinggalkan. Perusahaan juga harus jeli melihat teknologi informasi mana yang akan menjadi standar di masa datang, teknologi mana yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal.

Daftar Pustaka

http://mrzie3r.wordpress.com/2007/04/19/merancang-strategi-sistem-informasi

http://denyoklex.blogspot.com/2009/12/manfaat-sim-bagi-perusahaan.html

achsan.staff.gunadarma.ac.id

KOMENTAR BLOG

  1. http://mrzie3r.wordpress.com/2007/04/19/merancang-strategi-sistem-informasi

“betul sekali, terima kasih postingan-nya. Di era sekarang ini, suatu bisnis jika mau berkembang harus memiliki penguasaan SI yang baik pula karena dapat menentukan posisi perusahaan tersebut di dalam suatu kompetisi, apakah sebagai leader karena menguasai informasi dan sistem yang menunjang, apakah sebagai follower atau hanya sebagai penonton.”

  1. http://denyoklex.blogspot.com/2009/12/manfaat-sim-bagi-perusahaan.html

“terima kasih informasi mengenai strategi reservasi perusahaan penerbangan tersebut menjadi inspirasi bagi saya sebagai salah satu strategi perusahaan dalam cara penguasaan pasar melalui aplikasi SI”

2. Jelaskan apa yang dapat menyebabkan kegagalan dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di suatu organisasi, dengan merujuk pada pendapat Rosemary Cafasaro!

Rosemary Cafasaro  dalam O’Brien (2005) menyatakan beberapa  faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi/perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain:

  1. a. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan keterlibatan end-user (pemakai akhir)

Pihak manajemen eksekutif kurang mendukung pengembangan sistem dan menyerahkan secara total pada divisi IT. Selain itu, pihak manajemen juga kurang termotivasi untuk mempelajari kebutuhan perusahaan yang akan dikembangkan dalam sistem informasi. Sehingga, level dibawahnya atau pihak pengguna akan sulit memahami keinginna dari pihak atasan dan sulit memahami fungsi yang ditawarkan oleh suatu sistem. Dobel komando bisa saja terjadi karena tidak adanya kesamaan persepsi. Tanpa manajemen yang tepat, perusahaan justru akan menanggung konsekuensi kerugian yaitu (1) biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran akibat adanya bongkar pasang sistem, (2) penyelesaian proyek melampaui waktu yang diperkirakan, (3) kinerja buruk, dan (4) gagal memperoleh manfaat yang seharusnya didapatkan.

  1. b. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak jelas dari perusahaan atau dengan kata lain tidak adanya perencanaan yang matang

Hal ini disebabkan tidak adanya IT Master Plan atau IT Strategic Planning dari perusahaan. Dalam beberapa kasus biasanya juga tidak terdapat posisi CIO (Chief Information Officer) atau CTO (Chief Technology Officer) dalam perusahaan. Sebaiknya perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang IT cukup menjadi follower saja dan menghindari inovasi dengan memaksakan diri menjadi leader dalam investasi IT. Karena jika tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, investasi yang nilainya sangat besar tersebut akan menjadi sia-sia. Perusahaan harus mengidentifikasi secara jelas kebutuhan apa saja yang harus dicover dengan sistem informasi dan manfaat apa yang akan diperoleh perusahaan. Perusahaan dari mulai manajemen puncak hingga pengguna akhir beserta penyedia jasa IT harus duduk bersama sebelum proyek pengembangan sistem informasi dimulai. Perlu diperhatikan bahwa mayoritas penyedia jasa IT hanya berfokus pada tools dan tidak memiliki kemampuan dan sensitivitas yang memadai dalam metodologi manajemen perusahaan dan tidak berorientasi bisnis. Kelemahan inilah yang menjadikan perusahaan harus mampu memberikan spesifikasi sistem sedetail mungkin sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

  1. c. Inkompetensi secara teknologi

Kurangnya kemampuan karyawan perusahaan dalam menerapkan SI membuat motivasi menjadi lemah untuk mengenal dan mempelajari sistem yang telah diterapkan dalam perusahan. Hal ini disebabkan mungik perusahaan tidak memiliki divisi IT atau CIO yang baik. Kesalahan perusahaan adalah menuntut karyawan untuk menguasai aplikasi sistem informasi di perusahaan dalam waktu singkat, sehingga karyawan mengerti kulit luarnya saja. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan untuk mengaplikasikan sistem informasi di perusahaan.

Solusi umum untuk mengurangi kemungkinan kegagalan proyek pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan cara-cara berikut ini:

  1. Posisi CIO atau CTO harus ada dalam perusahaan sehingga ada yang berbicara mewakili TI kepada CEO dan implementasi TI didukung penuh dari kalangan direksi.
  2. IT Master Plan atau IT Strategic Planning harus ada. Perencanaan ini dibuat oleh CIO atau CTO. Perencanaan ini merupakan perencanaan keseluruhan TI untuk perusahaan dan dibuat berdasarkan kacamata bisnis perusahaan.
  3. Profesional TI harus mempunyai pengetahuan dalam hal metodologi baik itu metodologi teknis maupun metodologi management seperti : IBM Rational Unified Process, Microsoft Solution Framework, Agile Development, Extreme Programming, UML, Design Pattern, Project Planning, Project Management, Requirement Management, Risk Management dan Change Management.
  4. Selain itu kerja profesional TI harus mengacu kepada prosedur suatu standar agar dapat dikendalikan dan diprediksi hasilnya. Standar yang diambil bisa merupakan standar internasional seperti CMM (Capability Maturity Model) atau ISO. Standard tentu saja tidak bisa diadaptasi penuh secara mutlak namun harus dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi perusahaan.
  5. Profesional TI haruslah mempunyai pengetahuan dalam domain bisnis perusahaan dan haruslah mampu melihat TI dari kacamata bisnis perusahaan. Sebagai contoh Profesional TI mungkin harus diberi pelatihan mengenai Teori Kompetisi Michael Porter, perhitungan ROI (Return of Investment) dan Information Economics.

Daftar Pustaka

http://nugys.blogetery.com/2009/11/14/kegagalan-dalam-proyek-pengembangan-perangkat-lunak/

blog.uad.ac.id

http://dalvinsim.wordpress.com/2007/10/25/kegagalan-sistem-informasi-program-aplikasi-jelek/

http://kamissore.blogspot.com/2008/08/kegagalan-sistem-informasi-program.html

KOMENTAR BLOG

1)   http://nugys.blogetery.com/2009/11/14/kegagalan-dalam-proyek-pengembangan-perangkat-lunak/

“sayang sekali bahwa begitu banyak proyek IT yang gagal diterapkan, hal ini juga menjadi pengalaman pribadi bagi saya, bahwa proyek IT yang saya jalankan di suatu lembaga pemerintah tidak berfungsi optimal karena SDM di lembaga pemerintah tersebut tidak siap”

2)      http://kamissore.blogspot.com/2008/08/kegagalan-sistem-informasi-program.html

“program aplikasi yang baik saja belum tentu menghasilkan sistem yang berjalan sempurna, apalagi jika programnya saja sudah tidak baik, saya tunggu lanjutan posting anda mengenai solusinya yang lebih menyeluruh, tks”

3. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data.  Sistem Informasi dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan. Sedangkan software adalah program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi antara pengguna dan perangkat keras.

Pengembangan sistem informasi memerlukan keterilbatan komponen – komponen dari sistem informasi, yaitu:

  1. Sumber daya manusia
  2. Perangkat keras (Hardware)
  3. Perangkat lunak (Software)
  4. Jaringan komunikasi (Communication network)
  5. Prosedur dan kebijakan (Policy and Procedures)

Pengembangan perangkat lunak, merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi.  Oleh karena itu pengemgangan sistem perangkat lunak harus sejalan dengan pengembangan sistem informasi, yang mana haru merujuk pada Perencanaan Sistem Informasi.

Pengembangan Sistem Informasi dimulai dari tahap perencanaan, analisa, perancangan hingga implementasi. Pengembangan sistem software adalah pengembangan suatu produk software melalui suatu perencanaan dan proses yang terstruktur dan merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi. Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 2

Gambar 2. Pembangunan Sistem Informasi (O Brien, 2009)

Tahapan Pengembangan Sistem Informasi

A. Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem dilakukan pembentukan suatu sruktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi. Proyek sistem kemudian dievaluasi dan dipisahkan menurut prioritasnya. Prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan. Sumber daya baru direncanakan pula untuk pengembangan sistem.

Selama fase perncanaan sistem akan dipertimbangkan (1) faktor kelayakan yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan dan (2) faktor strategis yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis untuk setiap proyek yang dihasilkan. kriteria-kriteria sebagai berikut :

Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Outsourcing, Insourcing, dan Cosourcing di bidang Sistem Informasi

  • December 3, 2010 2:44 pm

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Pengembangan dan penerapan sistem informasi perusahaan pada awalnya hanya sekedar untuk menunjang  aktivitas bisnis harian. Namun seiring dengan peningkatan skala bisnis, kebutuhan akan sistem informasi yang terpadu dan terintegrasi adakalanya tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan tersebut.

Meskipun demikian, keberadaan sistem informasi mutlak diperlukan oleh setiap perusahaan yang ingin bersaing di era kompetesi global seperti saat ini. Sistem informasi yang dibangun harus memenuhi kebutuhan perusahaan untuk dapat menganalisis masalah dengan tepat sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat. Selian itu, sistem informasi harus mampu mendukung kegiatan operasional perusahaan dengan efisien dan efektif.

Penyediaan dan pengelolaan sistem informasi di suatu organisasi atau perusahaan dapat dilakukan melalui tiga cara yaitu outsourcing, insourcing, dan cosourcing. Ketiganya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam implementasinya tergantung kebutuhan dan sumberdaya yang dimiliki perusahaan. Meskipun demikian, tujuan yang ingin dicapai tetap satu yaitu peningkatan kinerja perusahaan melalui pengelolaan tenaga kerja yang efektif dan efisien dengan tetap berfokus pada bisnis inti. Berikut ini akan dipaparkan mengenai definisi, kelebihan, kekurangan, dan contoh implementasi dari outsourcing, insourcing, dan cosourcing.

OUTSOURCING

Pengertian outsourcing yang tercantum dalam UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menyatakan adanya suatu perjanjian kerja yang dibuat antara pengusaha dengan tenaga kerja dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. Definisi tentang outsourcing juga terdapat di dalam Keputusan Presiden Nomor 18 Tahun 2000 Pasal 6 dan Pasal 28, yaitu suatu pola pengadaan yang mengalihkan sebagian kegiatan pengadaan barang atau jasa kepada penyedia barang atau jasa yang mempunyai keahlian di bidangnya yang mencakup layanan kegiatan operasi, rencana kebutuhan barang, proses pembelian, proses kepabeanan, pengelolaan inventori, sistem suplai, dan distribusi.

Berdasarkan kedua pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa outsourcing adalah pemindahan fungsi pengawasan dan pengelolaan suatu proses bisnis kepada perusahaan penyedia jasa. Melalui outsourcing, pada jangka waktu tertentu perusahaan dapat melepaskan penyediaan dan pengelolaan sistem informasi kepada pihak penyedia jasa. Sebuah studi terbaru menyatakan bahwa India adalah salah satu negara yang memiliki potensi cukup besar terhadap jasa dan pelayanan outsourcing di bidang Information and Technology dan mensuplai kebutuhan perusahaan-perusahaan raksasa di negara maju. Microsoft telahmembuka investasi sebesar US$ 400 jut di India untuk memanfaatkan manfaat outsourcing tersebut.  Terdapat tiga unsur penting dalam outsourcing, yaitu:

  1. Pemindahan fungsi pengawasan
  2. Pendelegasian tanggung jawab atau tugas suatu perusahaan
  3. Menitikberatkan pada hasil atau output yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Sementara itu,  IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi eksternal untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. IT Outsourcing dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

  1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
  2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
  4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, perusahaan akan mencari cara untuk dapat meningkatkan daya saingnya, mengurangi biaya yang timbul dan juga resiko pekerjaan. Sehingga perusahaan akan melakukan analisis internal untuk mengetahui pekerjaan apa yang dapat diserahkan ke pihak ketiga meskipun pengawasan dari perusahaan harus tetap ada. Dalam tataran global ini, sistem informasi yang baik sangat dibutuhkan perusahaan baik untuk mengetahui trend dan kondisi pasar, menjalankan operasional perusahaan lintas batas geografis maupun dalam mengambil keputusan strategis.

Teknologi informasi bukanlah bisnis inti dari perusahaan jasa seperti bank, rumah sakit, lembaga pendidikan, maupun industri seperti industri pangan, farmasi, house and personal care, dan lain sebaginya. Sehingga, outsourcing merupakan salah satu opsi yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen perusahaan untuk aplikasi sistem informasi perusahaan. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

Berikut ini adalah diagram aplikasi outsourcing sistem informasi yang disajikan pada Gambar 1.

Gambar 1. Diagram Aplikasi Outsourcing Sistem Informasi Pada Perusahaan

Diagram 1 menjelaskan beberapa pilihan aplikasi outsourcing, yaitu (1) perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource, (2) Perusahaan dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada, (3) Perusahaan dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan, dan (4) perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Sebagai contoh, rumah sakit harus memiliki database mengenai jumlah pasien baik rawat jalan maupun rawat inap, jumlah dan spesialisasi dokter, daftar obat, rekam medik pasien, menu diet pasien, sistem pembayaran tagihan pasien hingga pembangunan website rumah sakit sebagai sarana informasi dan promosi kepada masyarakat. Rumah sakit dapat melakukan kontrak kerjasama dengan perusahaan IT yang bergerak dalam penyediaan sistem informasi database. Setelah melalui diskusi antar kedua belah pihak, perusahaan IT akan mengetahui kebutuhan dari klien dan menyiapkan database yang sesuai. Setelah, database tersebut diterima oleh pihak rumah sakit, perusahaan IT dapat melakukan ujicoba sistem terlebih dahulu sebelum implementasi di rumah sakit. Perusahaan IT kemudian berkewajiban untuk melakukan operasionalisasi dan memelihara sistem database yang telah dibangun sesuai dengan standar kerja yang telah disepakati sebelumnya. Interaksi sistem informasi yang harus dibagun dan di-maintenance oleh perusahaan rekanan outsourcing dapat dilihat pada Gambar 2 sebagai berikut.

Gambar 2. Interaksi Sistem Informasi di Perusahaan

Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai berikut:

  • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
  • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
  • Data centre operations
  • End-user support
  • Help desk
  • Dukungan teknis (Technical support)
  • Perancangan dan desain jaringan
  • Network operations
  • Systems analysis and design
  • Business analysis
  • Systems and technical strategy

Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. (Sumber : “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”, malangnet.wordpress.com).

Penelitian yang dilakukan oleh divisi riset PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri, terdapat lebih dari 50% perusahaan di Indonesia menggunakan jasa outsource, yaitu sebesar 73%. Sedangkan sebanyak 27%-nya tidak menggunakan jasa outsource dalam operasional di perusahaannya. Dari 73% perusahaan yang menggunakan jasa outsource diketahui 5 alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33.75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya, masing-masing sebesar 11.25% seperti disajikan pada Gambar 3 berikut ini.

Gambar 3. Beberapa Alasan Perusahan Melakukan Outsourcing

IT Outsourcing tidak selamanya memberikan manfaat positif bagi perusahaan.  Tabel 1 berikut ini akan menjabarkan beberapa kelebihan dan kekurangan aplikasi IT outsourcing di perusahaan.

Tabel 1. Kelebihan dan Kekurangan IT Outsourcings

Kelebihan Kekurangan
- Business owner bisa fokus pada core business.

- Cost and resources reduction.

- Mempercepat proses adaptasi terhadap perubahan bisnis

-       Manajemen SI yang lebih baik, SI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan

- Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

- Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan oleh manajemen internal

- Risk management

- Biaya investasi berubah menjadi biaya belanja.

- Tidak lagi dipusingkan dengan oleh turn over tenaga kerja.

- Akses pada pakar SI yang lebih baik

- Bagian dari modenisasi dunia usaha

- Meningkatkan daya saing perusahaan dengan efisiensi penggunaan fasilitas dan teknologi

- Reduce time to market (contoh: aplikasi e-business)

- Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai

- Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: www.hukumonline.com)

- Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Career Path di outsourcing seringkali kurang terencana dan terarah. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama dengan outsourcing provider (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Pengawasan dan kontrol langsung sulit dilakukan

- Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika salah pengelolaan bisa berbalik menjadi bumerang

- Loss of flexibility (kontrak diatas 3 tahun), perubahan teknologi baru tidak bisa diadaptasi dengan cepat oleh perusahaan

- Adanya hidden cost (biaya pencarian vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing)

- Timbulnya ketergantungan terhadap perusahaan penyedia jasa outsourcing

Setelah mengetahui seluk beluk outsourcing, berikut ini adalah pertimbangan yang dapat digunakan perusahaan untuk mengaplikasikan sistem ini:

  1. Jika sistem informasi bagi perusahaan Anda bukan merupakan bisnis inti yang ternyata dapat menghabiskan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya jika diaplikasikan di internal perusahaan
  2. Jika perusahaan menginginkan aplikasi sistem informasi yang rendah biaya dan dapat cepat diaplikasikan sehingga meningkatkan value perusahaan bagi konsumen.

INSOURCING

Berbeda dengan outsourcing yang menyerahkan pengelolaan IT sepenuhnya pada pihak ketiga, perusahaan yang menggunakan sistem insourcing akan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Sebagai contoh, ketika divisi finance membutuhkan sistem ICT untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT pada perusahaan yang sama akan membuatkan sistem tersebut untuk divisi finance. Peursahaan akan menggunakan sistem ini jika memiliki sumberdaya yang memadai dan menginginkan pengawasan yang lebih terkontrol dibandingkan dengan outsouce ke pihak lain.

Insoursing juga dapat diartikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang masih berada di dalam satu negara. Tren insourcing mulai terjadi pada tahun 2006 dimana terjadi kekecewaan suatu organisasi atau perusahaan terhadap sistem outsourcing. Mereka dapat melakukan service kepada konsumen lebih baik dan dapat melakukan pengontrolan yang lebih baik dengan insourcing. Berdasarkan studi terbaru, perusahaan-perusahaan di Amerika dan Inggris lebih banyak menggunakan sisteminsourcing dibandingkan dengan outsourcing. Berikut ini adalah 4 pola dasar dari pada insourcing (www.accessmylibrary.com) :

  1. Adanya permintaan dari eksekutif senior untuk memotong biaya kepada internal manager IT.  Kemudian, pihak IT manager mempersiapkan suatu team yang akan  mempersiapkan penawaran data yang kuat dalam cara mengurangi biaya.termasuk konsolidasi data utama. Departemen internal IT akan memutuskan tawaran dan mengkonsolidasi data center, menginstal automation di dalam tape library, mengatur ulang work flows, menstadarisasikan perangkat lunak, mengadakan system chargeback baru yang mengurangi permintaan user yang terlalu banyak.
  2. Pihak IT Manager memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan dan membangun internal IT di dalam perusahaannya. Oleh karena itu, pihak IT senior membangun suatu internal IT departemen memiliki kegiatan antara lain, membeli mesin yang baru, membeli paket software, memperkerjakan analyst programmer dari pihak vendor outsource. Sehingga pihak pengguna senang dengan pelayanan yang ada, dan biaya IT lebih rendah daripada nilai kontrak yang pernah ada.
  3. Pihak IT Manager harus mempertahankan untuk melakukan insourcing ketika hasil audit pihak outsourcing menunjukkan adanya kekurangan layanan pada area aplikasi dan mengarah kepada penyimpanan aplikasi yang besar.
  4. Eksekutif senior mengindentifikasi insourcing tidak mengurangi biaya IT yang signifinikan tetapi keputusan untuk mengambil langkah insourcing masih dipertimbangkan berhasil karena legitimasi perusahaan lebih jauh ke internal sourcing.

Tabel 2. berikut ini akan menjabarkan beberapa kelebihan dan kekurangan aplikasi IT insourcing di perusahaan.

Tabel 2. Kelebihan dan Kekurangan IT Insourcing

Kelebihan Kekurangan
-         Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan perusahaan

-         Proses pengembangan sistem dapat lebih mudah dikelola dan dikontrol

-         Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.

-         Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan

-         Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut

-         Dokumentasi sistem lebih lengkap

-         Mudah dimodifikasi dan di-maintain karena dilakukan oleh karyawan internl perusahaan

-         Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut

-         keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan

-         Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada

-    Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien

-    belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date)

-    Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan

-    Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka

-    Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan

-         Kemungkinan program mengandung bug sangat besar

-

COSOURCING

Cosoucing yaitu pihak perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan, pelaksanaan, dan maintanance sistem informasi yang dikembangkan bersama. Cosourcing dapat diartikan juga sebagai usaha untuk mempekerjakan para ahli atau staff untuk kepentingan perusahaan. Namun dalam arti luas dapat diartikan sebagai hubungan kerja sama dalam jangka waktu lama (long-term relationship) dan jika diasosiasikan dengan nilai-nilai luhur maka dapat dikategorikan pada partnership dari penyedia (vending).

Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani system informasi manajemen tersebut secara baik (efektif dan efisien. Di sisi lain, perusahaan menginginkan adanya kontrol dan pengawasan yang ketat terhadap sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan IT dengan cosourcing yaitu:

  1. Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia jasa IT dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan menyediakan ruangan dan fasilitas lain
  2. Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung dengan perusahaan klien

Pada Gambar 4 berikut ini dijelaskan posisi cosourcing yaitu memiliki hubungan kerjasama yang dekat (partnering) dengan pihak penyedia jasa IT dan resiko kehilangan kontrol yang relatif rendah. Selain itu, cosourcing juga memiliki transparansi pekerjaan yang lebih jelas.

Gambar 4. Supplier Arrangements Map

Tabel 4 berikut ini menunjukkan kelebihan dan kekurangan dari implementasi IT cosourcing di perusahaan:

Kelebihan Kekurangan
- Direct control, tim yang dibentuk berada langsung di bawah arahan dan kontrol perusahaan

- Quality, tim yang dibentuk memiliki standar kualitas dankuantitas yang baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan

- SOP, sesuai dengan kebutuhan perusahaan

- Ownership dan accountability, tim yang dibentuk memiliki sense of ownership dan accountable dalam membangun sistem informasi

- Business value, tim yang dibentuk dapat membangun knowledge berdasarkan business operations software tools and products or services

- Confidentiality, Tim yang dibetuk merupakan kepanjangan dari karyawan perusahaan sehingga kepercayaan  perusahaan dapat dijaga

- Learning curve, sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan

-   Sumberdaya dan informasi yang dimiliki perusahaan berpotensi dibagi kepada kompetitor pada proyek yang berbeda

-   Vendor adalah penerima utama dari pengetahuan yang dimiliki perusahaan, ketika dimungkinkan terjadi transfer pengetahuan, perlu diwaspadai hilangnya pengetahuan tacit perusahaan

Setelah mengetahui seluk beluk cosourcing, berikut ini adalah beberapa pertimbangan yang dapat dijadikan dasar oleh perusahaan untuk menerapkan sistem ini dalam penyediaan jasa sistem informasi:

-         Perusahaan menginginkan pengawasan langsung untuk membangun fitur dan fungsi sistem informasi

-         Perusahaan ingin tetap mempertahankan pengetahuan korporasi

-         Perusahaan menginginkan adanya win-win relationship dengan partner yang berkompeten dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan

-         Perusahaan menginginkan pengetahuan SI menjadi bagian dari pengetahuan perusahaan

-         Tidak keberatan dengan adanya negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi yang cepat

-         Perusahaan membutuhkan aksi yang efektif, cepat dan fleksibel terhadap strategi bisnisnya

-         Perusahaan membutuhkan perbaikan dan peningkatan sistem yang berkelanjutan

-         Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan baik

Contoh Implementasi Insourcing, Cosourcing, dan Outsourcing di Bank BRI

Bank BRI dalam mengimplementasikan arsitekturnya menempuh berbagai cara, mulai dari in-sourcing, co-sourcing dan out-sourcing. Untuk software dan aplikasi, ditempuh pola cosourcing dengan penekanan pada faktor maintenance yang dilakukan secara mandiri penuh oleh BRI.  Pembiayaan ditempuh pola pembelian atau penyewaan. Penyediaan hardware dan jaringan komunikasi, BRI memilih untuk menginvestasikan dananya. Sedangkan, pengelolaan network dan instalasi infrastruktur ditempuh cara sewa dari pihak ketiga dengan alasan kemandirian, keamanan dan efisiensi sebagai prioritas tertinggi (outsourcing). Pihak yang ditunjuk adalah yang msmpu menyediakan jaringan broadband VSAT yang digunakan memiliki kapasitas down-link sebesar 6 Mbps dan up-link sebesar 256 Kbps. Jaringan tersebut digunakan untuk komunikasi data dan komunikasi suara antar outlet (www.ebizzasia.com).

tes tes

  • November 29, 2010 11:31 am

baru mau ngobrak ngabrik blog mb ipb student, tapi rieut juga (ah gaptek nian)

panas laper…

tar aja ah…..

No Title

  • June 9, 2010 8:58 am

Hello world!

  • June 9, 2010 8:44 am

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!