Marina Blogs

Just another Student.mb.ipb.ac.id Blogs weblog

Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Outsourcing, Insourcing, dan Cosourcing di bidang Sistem Informasi

  • December 3, 2010 2:44 pm

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Pengembangan dan penerapan sistem informasi perusahaan pada awalnya hanya sekedar untuk menunjang  aktivitas bisnis harian. Namun seiring dengan peningkatan skala bisnis, kebutuhan akan sistem informasi yang terpadu dan terintegrasi adakalanya tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan tersebut.

Meskipun demikian, keberadaan sistem informasi mutlak diperlukan oleh setiap perusahaan yang ingin bersaing di era kompetesi global seperti saat ini. Sistem informasi yang dibangun harus memenuhi kebutuhan perusahaan untuk dapat menganalisis masalah dengan tepat sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat. Selian itu, sistem informasi harus mampu mendukung kegiatan operasional perusahaan dengan efisien dan efektif.

Penyediaan dan pengelolaan sistem informasi di suatu organisasi atau perusahaan dapat dilakukan melalui tiga cara yaitu outsourcing, insourcing, dan cosourcing. Ketiganya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam implementasinya tergantung kebutuhan dan sumberdaya yang dimiliki perusahaan. Meskipun demikian, tujuan yang ingin dicapai tetap satu yaitu peningkatan kinerja perusahaan melalui pengelolaan tenaga kerja yang efektif dan efisien dengan tetap berfokus pada bisnis inti. Berikut ini akan dipaparkan mengenai definisi, kelebihan, kekurangan, dan contoh implementasi dari outsourcing, insourcing, dan cosourcing.

OUTSOURCING

Pengertian outsourcing yang tercantum dalam UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menyatakan adanya suatu perjanjian kerja yang dibuat antara pengusaha dengan tenaga kerja dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. Definisi tentang outsourcing juga terdapat di dalam Keputusan Presiden Nomor 18 Tahun 2000 Pasal 6 dan Pasal 28, yaitu suatu pola pengadaan yang mengalihkan sebagian kegiatan pengadaan barang atau jasa kepada penyedia barang atau jasa yang mempunyai keahlian di bidangnya yang mencakup layanan kegiatan operasi, rencana kebutuhan barang, proses pembelian, proses kepabeanan, pengelolaan inventori, sistem suplai, dan distribusi.

Berdasarkan kedua pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa outsourcing adalah pemindahan fungsi pengawasan dan pengelolaan suatu proses bisnis kepada perusahaan penyedia jasa. Melalui outsourcing, pada jangka waktu tertentu perusahaan dapat melepaskan penyediaan dan pengelolaan sistem informasi kepada pihak penyedia jasa. Sebuah studi terbaru menyatakan bahwa India adalah salah satu negara yang memiliki potensi cukup besar terhadap jasa dan pelayanan outsourcing di bidang Information and Technology dan mensuplai kebutuhan perusahaan-perusahaan raksasa di negara maju. Microsoft telahmembuka investasi sebesar US$ 400 jut di India untuk memanfaatkan manfaat outsourcing tersebut.  Terdapat tiga unsur penting dalam outsourcing, yaitu:

  1. Pemindahan fungsi pengawasan
  2. Pendelegasian tanggung jawab atau tugas suatu perusahaan
  3. Menitikberatkan pada hasil atau output yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Sementara itu,  IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi eksternal untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. IT Outsourcing dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

  1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
  2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
  4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, perusahaan akan mencari cara untuk dapat meningkatkan daya saingnya, mengurangi biaya yang timbul dan juga resiko pekerjaan. Sehingga perusahaan akan melakukan analisis internal untuk mengetahui pekerjaan apa yang dapat diserahkan ke pihak ketiga meskipun pengawasan dari perusahaan harus tetap ada. Dalam tataran global ini, sistem informasi yang baik sangat dibutuhkan perusahaan baik untuk mengetahui trend dan kondisi pasar, menjalankan operasional perusahaan lintas batas geografis maupun dalam mengambil keputusan strategis.

Teknologi informasi bukanlah bisnis inti dari perusahaan jasa seperti bank, rumah sakit, lembaga pendidikan, maupun industri seperti industri pangan, farmasi, house and personal care, dan lain sebaginya. Sehingga, outsourcing merupakan salah satu opsi yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen perusahaan untuk aplikasi sistem informasi perusahaan. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem informasi diantaranya:

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

Berikut ini adalah diagram aplikasi outsourcing sistem informasi yang disajikan pada Gambar 1.

Gambar 1. Diagram Aplikasi Outsourcing Sistem Informasi Pada Perusahaan

Diagram 1 menjelaskan beberapa pilihan aplikasi outsourcing, yaitu (1) perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource, (2) Perusahaan dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada, (3) Perusahaan dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan, dan (4) perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

Sebagai contoh, rumah sakit harus memiliki database mengenai jumlah pasien baik rawat jalan maupun rawat inap, jumlah dan spesialisasi dokter, daftar obat, rekam medik pasien, menu diet pasien, sistem pembayaran tagihan pasien hingga pembangunan website rumah sakit sebagai sarana informasi dan promosi kepada masyarakat. Rumah sakit dapat melakukan kontrak kerjasama dengan perusahaan IT yang bergerak dalam penyediaan sistem informasi database. Setelah melalui diskusi antar kedua belah pihak, perusahaan IT akan mengetahui kebutuhan dari klien dan menyiapkan database yang sesuai. Setelah, database tersebut diterima oleh pihak rumah sakit, perusahaan IT dapat melakukan ujicoba sistem terlebih dahulu sebelum implementasi di rumah sakit. Perusahaan IT kemudian berkewajiban untuk melakukan operasionalisasi dan memelihara sistem database yang telah dibangun sesuai dengan standar kerja yang telah disepakati sebelumnya. Interaksi sistem informasi yang harus dibagun dan di-maintenance oleh perusahaan rekanan outsourcing dapat dilihat pada Gambar 2 sebagai berikut.

Gambar 2. Interaksi Sistem Informasi di Perusahaan

Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai berikut:

  • Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance)
  • Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation)
  • Data centre operations
  • End-user support
  • Help desk
  • Dukungan teknis (Technical support)
  • Perancangan dan desain jaringan
  • Network operations
  • Systems analysis and design
  • Business analysis
  • Systems and technical strategy

Meskipun penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. (Sumber : “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”, malangnet.wordpress.com).

Penelitian yang dilakukan oleh divisi riset PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dari berbagai industri, terdapat lebih dari 50% perusahaan di Indonesia menggunakan jasa outsource, yaitu sebesar 73%. Sedangkan sebanyak 27%-nya tidak menggunakan jasa outsource dalam operasional di perusahaannya. Dari 73% perusahaan yang menggunakan jasa outsource diketahui 5 alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business (33.75%), untuk menghemat biaya operasional (28,75%), turn over karyawan menjadi rendah (15%), modernisasi dunia usaha dan lainnya, masing-masing sebesar 11.25% seperti disajikan pada Gambar 3 berikut ini.

Gambar 3. Beberapa Alasan Perusahan Melakukan Outsourcing

IT Outsourcing tidak selamanya memberikan manfaat positif bagi perusahaan.  Tabel 1 berikut ini akan menjabarkan beberapa kelebihan dan kekurangan aplikasi IT outsourcing di perusahaan.

Tabel 1. Kelebihan dan Kekurangan IT Outsourcings

Kelebihan Kekurangan
- Business owner bisa fokus pada core business.

- Cost and resources reduction.

- Mempercepat proses adaptasi terhadap perubahan bisnis

-       Manajemen SI yang lebih baik, SI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan

- Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

- Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan oleh manajemen internal

- Risk management

- Biaya investasi berubah menjadi biaya belanja.

- Tidak lagi dipusingkan dengan oleh turn over tenaga kerja.

- Akses pada pakar SI yang lebih baik

- Bagian dari modenisasi dunia usaha

- Meningkatkan daya saing perusahaan dengan efisiensi penggunaan fasilitas dan teknologi

- Reduce time to market (contoh: aplikasi e-business)

- Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai

- Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: www.hukumonline.com)

- Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Career Path di outsourcing seringkali kurang terencana dan terarah. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama dengan outsourcing provider (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.com)

- Pengawasan dan kontrol langsung sulit dilakukan

- Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika salah pengelolaan bisa berbalik menjadi bumerang

- Loss of flexibility (kontrak diatas 3 tahun), perubahan teknologi baru tidak bisa diadaptasi dengan cepat oleh perusahaan

- Adanya hidden cost (biaya pencarian vendor, biaya transisi, dan biaya post outsourcing)

- Timbulnya ketergantungan terhadap perusahaan penyedia jasa outsourcing

Setelah mengetahui seluk beluk outsourcing, berikut ini adalah pertimbangan yang dapat digunakan perusahaan untuk mengaplikasikan sistem ini:

  1. Jika sistem informasi bagi perusahaan Anda bukan merupakan bisnis inti yang ternyata dapat menghabiskan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya jika diaplikasikan di internal perusahaan
  2. Jika perusahaan menginginkan aplikasi sistem informasi yang rendah biaya dan dapat cepat diaplikasikan sehingga meningkatkan value perusahaan bagi konsumen.

INSOURCING

Berbeda dengan outsourcing yang menyerahkan pengelolaan IT sepenuhnya pada pihak ketiga, perusahaan yang menggunakan sistem insourcing akan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Sebagai contoh, ketika divisi finance membutuhkan sistem ICT untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT pada perusahaan yang sama akan membuatkan sistem tersebut untuk divisi finance. Peursahaan akan menggunakan sistem ini jika memiliki sumberdaya yang memadai dan menginginkan pengawasan yang lebih terkontrol dibandingkan dengan outsouce ke pihak lain.

Insoursing juga dapat diartikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang masih berada di dalam satu negara. Tren insourcing mulai terjadi pada tahun 2006 dimana terjadi kekecewaan suatu organisasi atau perusahaan terhadap sistem outsourcing. Mereka dapat melakukan service kepada konsumen lebih baik dan dapat melakukan pengontrolan yang lebih baik dengan insourcing. Berdasarkan studi terbaru, perusahaan-perusahaan di Amerika dan Inggris lebih banyak menggunakan sisteminsourcing dibandingkan dengan outsourcing. Berikut ini adalah 4 pola dasar dari pada insourcing (www.accessmylibrary.com) :

  1. Adanya permintaan dari eksekutif senior untuk memotong biaya kepada internal manager IT.  Kemudian, pihak IT manager mempersiapkan suatu team yang akan  mempersiapkan penawaran data yang kuat dalam cara mengurangi biaya.termasuk konsolidasi data utama. Departemen internal IT akan memutuskan tawaran dan mengkonsolidasi data center, menginstal automation di dalam tape library, mengatur ulang work flows, menstadarisasikan perangkat lunak, mengadakan system chargeback baru yang mengurangi permintaan user yang terlalu banyak.
  2. Pihak IT Manager memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan dan membangun internal IT di dalam perusahaannya. Oleh karena itu, pihak IT senior membangun suatu internal IT departemen memiliki kegiatan antara lain, membeli mesin yang baru, membeli paket software, memperkerjakan analyst programmer dari pihak vendor outsource. Sehingga pihak pengguna senang dengan pelayanan yang ada, dan biaya IT lebih rendah daripada nilai kontrak yang pernah ada.
  3. Pihak IT Manager harus mempertahankan untuk melakukan insourcing ketika hasil audit pihak outsourcing menunjukkan adanya kekurangan layanan pada area aplikasi dan mengarah kepada penyimpanan aplikasi yang besar.
  4. Eksekutif senior mengindentifikasi insourcing tidak mengurangi biaya IT yang signifinikan tetapi keputusan untuk mengambil langkah insourcing masih dipertimbangkan berhasil karena legitimasi perusahaan lebih jauh ke internal sourcing.

Tabel 2. berikut ini akan menjabarkan beberapa kelebihan dan kekurangan aplikasi IT insourcing di perusahaan.

Tabel 2. Kelebihan dan Kekurangan IT Insourcing

Kelebihan Kekurangan
-         Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan perusahaan

-         Proses pengembangan sistem dapat lebih mudah dikelola dan dikontrol

-         Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.

-         Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan

-         Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut

-         Dokumentasi sistem lebih lengkap

-         Mudah dimodifikasi dan di-maintain karena dilakukan oleh karyawan internl perusahaan

-         Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut

-         keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan

-         Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada

-    Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien

-    belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date)

-    Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan

-    Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka

-    Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan

-         Kemungkinan program mengandung bug sangat besar

-

COSOURCING

Cosoucing yaitu pihak perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan, pelaksanaan, dan maintanance sistem informasi yang dikembangkan bersama. Cosourcing dapat diartikan juga sebagai usaha untuk mempekerjakan para ahli atau staff untuk kepentingan perusahaan. Namun dalam arti luas dapat diartikan sebagai hubungan kerja sama dalam jangka waktu lama (long-term relationship) dan jika diasosiasikan dengan nilai-nilai luhur maka dapat dikategorikan pada partnership dari penyedia (vending).

Pelaksanaan strategi cosourcing oleh suatu perusahaan pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani system informasi manajemen tersebut secara baik (efektif dan efisien. Di sisi lain, perusahaan menginginkan adanya kontrol dan pengawasan yang ketat terhadap sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan IT dengan cosourcing yaitu:

  1. Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia jasa IT dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan menyediakan ruangan dan fasilitas lain
  2. Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung dengan perusahaan klien

Pada Gambar 4 berikut ini dijelaskan posisi cosourcing yaitu memiliki hubungan kerjasama yang dekat (partnering) dengan pihak penyedia jasa IT dan resiko kehilangan kontrol yang relatif rendah. Selain itu, cosourcing juga memiliki transparansi pekerjaan yang lebih jelas.

Gambar 4. Supplier Arrangements Map

Tabel 4 berikut ini menunjukkan kelebihan dan kekurangan dari implementasi IT cosourcing di perusahaan:

Kelebihan Kekurangan
- Direct control, tim yang dibentuk berada langsung di bawah arahan dan kontrol perusahaan

- Quality, tim yang dibentuk memiliki standar kualitas dankuantitas yang baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan

- SOP, sesuai dengan kebutuhan perusahaan

- Ownership dan accountability, tim yang dibentuk memiliki sense of ownership dan accountable dalam membangun sistem informasi

- Business value, tim yang dibentuk dapat membangun knowledge berdasarkan business operations software tools and products or services

- Confidentiality, Tim yang dibetuk merupakan kepanjangan dari karyawan perusahaan sehingga kepercayaan  perusahaan dapat dijaga

- Learning curve, sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan

-   Sumberdaya dan informasi yang dimiliki perusahaan berpotensi dibagi kepada kompetitor pada proyek yang berbeda

-   Vendor adalah penerima utama dari pengetahuan yang dimiliki perusahaan, ketika dimungkinkan terjadi transfer pengetahuan, perlu diwaspadai hilangnya pengetahuan tacit perusahaan

Setelah mengetahui seluk beluk cosourcing, berikut ini adalah beberapa pertimbangan yang dapat dijadikan dasar oleh perusahaan untuk menerapkan sistem ini dalam penyediaan jasa sistem informasi:

-         Perusahaan menginginkan pengawasan langsung untuk membangun fitur dan fungsi sistem informasi

-         Perusahaan ingin tetap mempertahankan pengetahuan korporasi

-         Perusahaan menginginkan adanya win-win relationship dengan partner yang berkompeten dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan

-         Perusahaan menginginkan pengetahuan SI menjadi bagian dari pengetahuan perusahaan

-         Tidak keberatan dengan adanya negosiasi ulang biaya pengembangan sistem informasi seiring dengan perubahan lingkungan bisnis dan teknologi yang cepat

-         Perusahaan membutuhkan aksi yang efektif, cepat dan fleksibel terhadap strategi bisnisnya

-         Perusahaan membutuhkan perbaikan dan peningkatan sistem yang berkelanjutan

-         Perusahaan menginginkan biaya tetap dapat diprediksi dengan baik

Contoh Implementasi Insourcing, Cosourcing, dan Outsourcing di Bank BRI

Bank BRI dalam mengimplementasikan arsitekturnya menempuh berbagai cara, mulai dari in-sourcing, co-sourcing dan out-sourcing. Untuk software dan aplikasi, ditempuh pola cosourcing dengan penekanan pada faktor maintenance yang dilakukan secara mandiri penuh oleh BRI.  Pembiayaan ditempuh pola pembelian atau penyewaan. Penyediaan hardware dan jaringan komunikasi, BRI memilih untuk menginvestasikan dananya. Sedangkan, pengelolaan network dan instalasi infrastruktur ditempuh cara sewa dari pihak ketiga dengan alasan kemandirian, keamanan dan efisiensi sebagai prioritas tertinggi (outsourcing). Pihak yang ditunjuk adalah yang msmpu menyediakan jaringan broadband VSAT yang digunakan memiliki kapasitas down-link sebesar 6 Mbps dan up-link sebesar 256 Kbps. Jaringan tersebut digunakan untuk komunikasi data dan komunikasi suara antar outlet (www.ebizzasia.com).

Leave a Reply


*


Refresh



Current ye@r *